Certaines compétences ne peuvent être maîtrisées en interne et nécessitent pour les entreprises l’intervention d’un prestataire extérieur. En effet c’est le recours seulement ponctuel à certains talents qui rendent la sous-traitance nécessaire pour un bon nombre d’activités en deçà d’une certaine taille. On trouve notamment dans ces activités la communication et le marketing, mais aussi la comptabilité et parfois la gestion des ressources humaines et le management.
Peu importe la taille du sous-traitant, qu’il soit consultant indépendant ou agence indépendante ou appartenant à un réseau régional ou national, le risque d’impayés est réel.
L’exemple de l’agence de communication :
La sécurisation juridique des impayés
Sur le plan contractuel, l’agence de communication doit veiller à ce que la relation avec son client soit particulièrement bien encadrée par un contrat. Le contrat devra évidemment définir les coûts fixes et récurrents (hébergement, animation, community management, production et publication de contenus) mais il devra également bien définir les tarifs et les modes de commande des prestations exceptionnelles ou ponctuelles.
S’il n’est pas toujours possible d’éviter les impayés, une rédaction rigoureuse du contrat et un suivi des prestations permettra au moins de les sécuriser.
Concernant les prestations ponctuelles, il sera essentiel pour l’agence de bien s’assurer de la validation de chaque commande par le client, mais aussi de conserver les accords sur les contenus produits et publiés (bons à tirer). Ces éléments seront nécessaires en cas d’impayé si une action judiciaire doit être engagée pour contraindre le client à s’acquitter des impayés.
Lorsqu’un impayé est enregistré par une agence de communication, le traitement va également pouvoir dépendre de la nature des prestations fournies. Si l’on se trouve dans un cadre ponctuel, le traitement de l’impayé se fera normalement par des relances suivies éventuellement d’une demande de condamnation judiciaire.
Par contre, si l’agence de communication est victime d’un impayé dans le cadre d’un contrat établi sur un long terme, elle pourra bien évidemment suspendre ses prestations, jusqu’à la régularisation de l’impayé.
Les leviers pour recouvrer ses factures
Le rôle de l’agence de communication est de plus en plus crucial dans l’entreprise et elle détient souvent des informations essentielles. Il faut donc prévoir dans le contrat (dans les conditions générales) la possibilité pour l’agence de communication de suspendre les services (comptes de réseaux sociaux, publication du site web, traitement des leads…). Cela constitue un levier exceptionnel pour se garantir contre les impayés ou du moins pour provoquer leur paiement rapidement.
Le risque de rupture avec votre client est cependant réel, il faut donc en user avec pragmatisme…
De même, vous pouvez parfaitement prévoir contractuellement le droit de conserver les identifiants de connexion à telle ou telle plateforme, ou de bloquer les accès du client à ses réseaux sociaux. En matière de relation BtoB vous n’avez aucune contrainte telles qu’il peut en exister en droit de la consommation, et vous pouvez donc « prévoir » une suspension ou une rétention quasiment sans aucune limite. A défaut de la mettre en œuvre, son risque pourra opérer un effet dissuasif sur vos clients tentés de ne pas vous régler.
La poursuite de la relation avec un client en retard
Il peut être parfois opportun de maintenir une relation commerciale avec un client, même s’il présente ponctuellement ou régulièrement des retards au paiement.
En effet, l’agence peut décider de miser sur le potentiel de l’un de ses clients, ou anticiper un rebond de son marché sur une période à venir. Prendre ce type de risque peut être très payant sur la fidélisation du client qui en sera d’autant plus reconnaissant à l’avenir. Ce type de geste peut nouer entre le client et l’agence un lien bien plus fort que la simple relation de confiance qui existe entre un client et son prestataire.
Il est tout à fait possible de figer le montant de la dette et d’accorder des facilités de paiement à son client (échelonnement de paiement, en plus des échéances à venir ; ou à terme, en prévoyant un remboursement forfaitaire à une date plus ou moins proche). Ces facilités peuvent également s’accompagner d’une remise ou de pénalités contractuelles ou de pure circonstance, si le client y consent (à voir selon la politique de l’agence et les perspectives attendues de la relation avec ce client).
Il est recommandé cependant de maîtriser le retard de paiement et de ne pas laisser une situation se prolonger trop longtemps sans réaction et sans une reprise du paiement des échéances en cours. En effet, les statistiques nous apprennent que plus la dette augmente plus ses chances de recouvrement s’amenuisent.
Une fois la dette apurée, l’agence peut également modifier la relation contractuelle qu’elle a avec son client, et prévoir des modalités de paiement différentes, plus contraignantes ou plus régulières. Ce type de stratégie permet de réduire le risque d’impayés et d’en réduire le montant moyen.