Comment récupérer ses factures impayées ?

Comment et quand relancer son débiteur ?

Le recouvrement doit être assimilé à un processus commercial. Il n’existe donc pas de règle absolue qui définirait le bon rythme et le bon scénario de recouvrement en fonction du type de la créance, de son montant ou de son ancienneté, ou encore en fonction du profil du client.

Comme pour tout processus commercial, il est nécessaire d’adapter le discours en fonction de l’ensemble des facteurs du dossier.

Certains profils nécessiteront une relance soutenue et très rythmée par de multiples canaux jusqu’au paiement effectif de leur dette :

• email,
• téléphone,
• courrier.

Récupérer une facture impayée en 5 étapes :

1. Constitution de votre dossier de recouvrement : devis, facture, échanges mail ou courrier, …
2. Dépôt du dossier auprès d’une plateforme spécialisée ou d’un Huissier de Justice : déposer votre dossier ici
3. Identification de la situation : étude de la solvabilité de votre débiteur et de la solidité de la créance
4. Création d’un scénario de recouvrement amiable : relances téléphoniques, mails, courriers jusqu’à l’envoi de la lettre de mise en demeure, visites domiciliaires de l’Huissier de Justice (pour les créances les plus importantes)
5. Poursuite vers une procédure de recouvrement judiciaire : en cas d’échec du recouvrement amiable, le créancier peut entamer une procédure judiciaire. Au cas par cas, Recouvrer.fr étudie votre dossier et vous propose un accompagnement.

Déterminer un scénario de recouvrement

Il faut donc déterminer un scénario de recouvrement, prenant en compte que l’efficacité du recouvrement diminue avec le temps qui passe.

Chez Recouvrer.fr, nous avons pris le parti de définir des scenarii de recouvrement assez courts et rythmés, sur des cycles de 6 à 8 semaines.

Alternant des relances :

• par email,
• par courrier,
• par téléphone et SMS,
• mais aussi des visites domiciliaires par nos huissiers partenaires.

Nous avons observé que 8 semaines sont suffisantes pour balayer l’ensemble des profils de débiteur et pour amorcer le recouvrement dans l’ensemble des dossiers qui peuvent l’être.

Pour optimiser vos chances de recouvrement, plusieurs traitements consécutifs de vos impayés sont tout à fait recommandés :

1. Nous préconisons toujours à nos clients de tenter un recouvrement autonome avant de nous confier leurs dossiers. Cela permet d’optimiser le coût du recouvrement. Tous les dossiers qui peuvent être recouvrés sans notre intervention sont donc récupérés en totalité.
2. Si après l’envois de relances, vous n’avez pas eu de retours de la part de votre débiteur, c’est alors à nous de prendre le relais. Nos Huissiers partenaires vont à leur tour relancer votre client. Une relance d’Huissier a souvent plus d’impact !
3. La suite logique de notre scenario de recouvrement amiable est évidemment le traitement « judiciaire » de la créance, passant par la prise de titre (le dépôt de dossier au tribunal et l’obtention de l’ordonnance) et jusqu’au recouvrement judiciaire de votre impayé.
   Le recouvrement judiciaire se matérialise par la mise en œuvre des diverses procédures de saisie : bancaire, sur les véhicules ou les meubles de votre débiteur ou encore sur ses rémunérations.

   Une fois la créance consacrée par une décision de justice, son délai de prescription est de dix ans, délai qui est interrompu par chacun des actes d’exécution (de saisie).

Le recouvrement : une obligation légale

Le seuil de recouvrement

 
Récupérer ses impayés est une obligation légale. En effet, toute facture émise par une entreprise ou un professionnel doit donner lieu à un encaissement correspondant. Une facture non réglée pour une raison légitime (un avoir = une annulation de la prestation où pour irrecouvrabilité = impossibilité de récupérer l’impayé), permettra à l’entreprise de récupérer le montant de la TVA éventuellement décaissée ainsi que de la déduire le montant de l’impayé de son chiffre d’affaires.

L’impact fiscal d’un impayé n’est donc pas négligeable et c’est la raison pour laquelle l’administration fiscale impose un recouvrement effectif de toutes les créances.

Dans la réalité, le recouvrement va suivre différentes stratégies et va employer différents moyens pour garantir aux entreprises que tout a été mis en œuvre pour assurer l’encaissement effectif des factures en retard. Dans l’absolu aucune règle n’impose ni forme ni contenu ni seuil pour engager un recouvrement. La seule limite relève du bon sens et il va sans dire que le recouvrement de certaines sommes très minimes ne peut matériellement être rentable.

C’est à l’entreprise de déterminer quel est ce seuil à partir duquel les créances impayées seront systématiquement contrepassées.

L’entreprise doit pouvoir justifier des actions effectuées

La nature des relances va également dépendre du montant de l’impayé. Pour les créances les plus faibles un simple coup de téléphone permet de mesurer les chances effectives de recouvrement de l’impayé pour un coût relativement minime.
Plus le montant de la créance va s’étoffer plus le déploiement de moyens sera légitime et justifié. Si le passage d’un appel ou l’envoi d’un mail présente un coût très modéré, l’envoi d’un courrier ou à fortiori d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception représente une dépense pour l’entreprise et doit donc être utilisé avec pertinence.

Quelle que soit la démarche effectuée, il est essentiel d’en conserver la trace ou a minima de la consigner dans le dossier du client afin de pouvoir en justifier notamment en cas de contrôle de l’administration fiscale.

L’obligation qui pèse sur les entreprises est de tout mettre en œuvre pour parvenir au recouvrement de la créance impayée. Elles ne sont évidemment pas tenues d’y parvenir, notamment si leur client est insolvable où incapable d’assumer sa dette.
Pour justifier de l’accomplissement de ces démarches, elles devront simplement être en mesure de justifier des actions effectuées.

En confiant leurs factures impayées à des professionnels du recouvrement, société de recouvrement ou études d’huissier de justice, les créanciers vont ainsi déléguer ces démarches de relance, en contrepartie d’une commission calculée le plus souvent sur les sommes récupérées.

La société de recouvrement ou l’huissier pourra même dresser à l’issue des démarches et si elles n’ont pas été fructueuses, un certificat d’irrécouvrabilité qui sert de justificatif pour l’administration fiscale afin de permettre à l’entreprise de passer sereinement en perte les factures restées impayées.

Recouvrer une créance n’est pas toujours rentable

Certains impayés sont perdus, il faut se faire une raison et renoncer est parfois plus rentable qu’insister à tout prix pour un recouvrement et en faire une affaire de principe.

C’est le rôle du gestionnaire de recouvrement d’identifier le profil de son débiteur, afin de pouvoir choisir quel type de recouvrement sera le plus adapté et surtout le plus efficace.
Ce profilage est réalisé au cours du premier entretien, de la première prise de contact avec son débiteur qui lui servira également de cadrage (analyse de la solvabilité financière, analyse de la solidité de la créance et collecte des éventuelles contestations du débiteur).