Les mentions obligatoires sur la facture
Quelle que soit l’activité du professionnel, de même que sa forme d’exercice, en société (SAS, SARL) ou en tant que commerçant ou artisan indépendant (en nom personnel), la forme des factures doit respecter les contraintes réglementaires.
La facture doit comporter les mentions suivantes :
- Sa date
- Son numéro
- La date de la prestation ou de la vente
- L’identité du client
- Les informations relatives au professionnel (identité, adresse, numéros d’immatriculation, forme et capital)
- Numéro de TVA
- Nature du bien ou service fourni
- Prix HT
- TVA (taux et montant)
- Prix TTC
- Frais annexes
- Détail des remises accordées au client
- Délai de paiement
- Le montant de la provision ou de l’acompte déjà versé
Selon les cas, elle doit également comporter des mentions spécifiques liées à l’activité ou la nature de son émetteur :
- Association de gestion agréé
- Non assujettissement à la TVA
- Autoliquidation de TVA
- Assurance RC pro
- Eco participation
- Autofacturation
Attention, le non-respect de ces mentions obligatoires peut rendre l’émetteur de la facture passible d’une amende de 15 à 375 000 euros…
La facture est un élément contractuel à part entière, au même titre que le contrat, le devis, le bon de commande ou de livraison ainsi que les conditions générales de vente ou de prestation de service.
La fourniture d’une facture est obligatoire à partir de 25 euros TTC, ou sur demande des clients en dessous de ce montant.
Une facture doit être conservée pendant trois ans à compter de la date de vente ou de prestation du service.
L’impact comptable d’une facture impayée
Dans le cadre d’une activité professionnelle, la survenance d’un impayé peut pénaliser le fonctionnement d’une entreprise. En effet, l’émission d’une facture va avoir pour effet d’augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise, et va impacter la production de l’entreprise et donc sa fiscalité.
Lorsqu’une facture est réglée, le paiement du client va déclencher l’exigibilité de la taxe sur la valeur ajoutée, et va alimenter la trésorerie de l’entreprise. Mais contrairement aux idées reçues, le paiement du client n’a pas d’effet sur le chiffre d’affaires de l’entreprise.
La survenance d’une facture impayée va donc avoir un effet négatif sur la trésorerie de l’entreprise. L’entreprise ne va pas disposer de liquidités équivalentes à sa production, ce qui devrait normalement être le cas.
La survenance d’une facture impayée peut, en cascade, impliquer des problèmes sur l’approvisionnement ou des problèmes de nature sociale. Si la facture impayée représente un montant significatif, le manque de trésorerie qu’elle va engendrer empêchera l’entreprise de constituer des stocks suffisants pour assurer sa production, ou de payer ses salariés pourtant nécessaires à la production.
Que faire en cas de facture impayée ?
Si une facture n’est pas réglée dans le délai contractuel ou légal; 60 jours à compter de la fourniture du service ou éventuellement 45 jours à compter de la fin du mois au cours duquel elle a été émise à condition que ce délai soit indiqué dans le contrat, sa mise en recouvrement est obligatoire.
La mise en recouvrement d’une facture en retard ne répond à aucune forme, elle peut être assurée en interne par les services de l’entreprise elle-même, ou alors confiée à un tiers. Le recouvrement de créances est une activité réglementée qui ne peut être exercée que par un Huissier de Justice ou une société de recouvrement. Ces deux types de professionnels sont en effet les seuls habilités par la loi à procéder à la gestion du recouvrement des créances impayées pour le compte de tiers.
Le recouvrement est en général organisé en deux phases:
- Le recouvrement amiable
- Le recouvrement judiciaire
Ces deux phases sont séparées par le traitement judiciaire de l’impayé, par le juge compétent.
1. Le recouvrement amiable
Le recouvrement amiable est un recouvrement qui emprunte de nombreux codes au commerce. Il passe par des démarches de prise de contact avec le client en retard, tant par courrier (envoi de lettres de relance) que par téléphone (appel ou messages vocaux), des SMS si l’on connaît le numéro de mobile des clients ou même par des visites domiciliaires pour les dossiers les plus importants.
Dans le cadre d’un recouvrement amiable, aucun frais ne peut être mis à la charge du débiteur, à l’exception des intérêts et pénalités de retard contractuels.
La méthodologie de relance du client dans le cadre d’un recouvrement amiable dépendra de nombreux facteurs. Les relances seront ainsi plus ou moins fermes, selon que le professionnel souhaite préserver la relation commerciale avec son client, selon le montant de la facture, selon son ancienneté mais aussi selon la situation personnelle du client en situation d’impayé.
Le contenu d’une lettre de relance n’est pas encadré par le droit. Sa rédaction est donc libre, en principe. Attention cependant, une relance amiable ne peut en aucun cas contenir de menaces de saisie ou d’exécution forcée à l’encontre du débiteur et dans le but de provoquer le règlement de sa dette. Une telle mention pourrait être assimilée à une démarche d’extorsion et serait donc pénalement répréhensible.
L’objectif premier du recouvrement amiable est évidemment d’obtenir le règlement des factures, soit sous la forme d’un paiement comptant, soit par un paiement échelonné si le montant est important et si la situation du débiteur le justifie.
Il est possible de télécharger en ligne de nombreux modèles de lettres de relance pour les impayés. Cependant, plutôt que d’utiliser des modèles qui ne sont pas toujours parfaitement adaptés à votre situation, nous vous proposons d’utiliser un véritable logiciel de recouvrement que nous avons développé spécialement pour vous.
En choisissant la formule autonome, vous complétez les informations relatives à votre dossier (montant des impayés, références des factures, identité et adresse de votre débiteur…) et notre appli se charge de générer vos relances dans le bon rythme, à votre entête et parfaitement adaptées à l’impayé que vous rencontrez. Il vous suffit de les télécharger, puis de les envoyer par courrier ou par email.
En plus, notre appli vous guide dans votre discours et votre stratégie de recouvrement. Elle vous coache et vous donne le bon discours pour chaque relance téléphonique.
Et si votre recouvrement n’a pas pu aboutir, nous proposons également une formule de prise en charge complète de votre impayé par nos services. Notre facturation est uniquement au résultat, vous n’aurez aucune provision à verser ni aucune facture à régler en cas d’échec. En plus, vous pourrez suivre votre dossier en ligne.
Le traitement judiciaire : étape intermédiaire entre le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire
La sécurisation judiciaire d’une facture impayée
À l’issue du recouvrement amiable, si le montant de la créance le justifie et si les éléments contractuels justifiant la créance sont suffisants, elle pourra faire l’objet d’un traitement judiciaire. Le traitement judiciaire de la créance consiste simplement à obtenir une décision de justice qui va consacrer la créance et permettra ensuite d’engager des procédures civiles d’exécution (des saisies).
Pour obtenir cette décision il est possible de passer par une audience au tribunal (soit au fond, soit en référé), au cours de laquelle le juge entendra les parties et rendra une décision sur la facture impayée. Le coût de cette procédure peut cependant être élevé, surtout si le créancier doit se faire assister ou représenter par un avocat. L’avocat jouera le rôle d’un guide dans le cadre de cette procédure, il se chargera de constituer le dossier et pourra même adresser une lettre de mise en demeure au débiteur si cette formalité n’avait pas été accomplie auparavant.
Une fois le jugement obtenu et s’il porte sur un montant supérieur à 4000 euros, il pourra être frappé d’appel par l’une ou l’autre des parties concernées. En dessous de 4000 euros, le jugement sera rendu en dernier ressort, personne ne pourra faire appel et la décision rendue sera définitive. Cette somme de 4000 euros correspond à ce que le droit civil appelle « le taux de ressort ».
La procédure d’injonction de payer
Une procédure simplifiée permet cependant de traiter facilement et plus rapidement les factures impayées, il s’agit de la procédure d’injonction de payer.
Cette procédure n’est toutefois ouverte qu’aux impayés qui reposent sur un contrat (de location mais aussi de vente ou de prestation de services).
Après l’envoi d’un courrier de mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, cette procédure est engagée par le dépôt d’une simple requête auprès des services du greffe du Tribunal. Cette procédure très simple peut être engagée par le créancier lui-même, mais il peut également le confier à un avocat, un Huissier de justice ou une société de recouvrement.
Il est possible de télécharger en ligne des modèles de requête en injonction de payer sur le site du ministère de la justice ou sur Recouvrer.fr : formulaires de requête en injonction de payer.
Cette requête en injonction de payer doit reprendre les éléments de la créance (nature de la facture, montant, date d’intervention et d’exigibilité), les informations sur les parties et doit être accompagné des pièces justificatives de la créance (devis ou bon de commande, facture, contrat, lettre de relance, lettre de mise en demeure).
Sans audience, le juge va alors examiner la requête et ses pièces jointes et rendre une ordonnance qui acceptera de condamner le débiteur au paiement de la facture, ou rejettera la demande du créancier.
Si l’ordonnance est favorable au créancier, ce dernier devra la faire signifier par acte d’Huissier. Le débiteur aura un délai d’un mois pour contester l’ordonnance d’injonction de payer à compter de la réception de la signification de l’ordonnance par acte d’Huissier. S’il ne conteste pas dans ce délai, l’ordonnance deviendra définitive et pourra être exécutée comme un jugement.
2. Le recouvrement judiciaire
Le recouvrement judiciaire intervient quant à lui après l’obtention d’une décision de justice qui condamne le débiteur au paiement de la facture impayée. Il passe toujours par des relances, mais qui peuvent être mises en œuvre en parallèle de mesures d’exécution forcée et de saisie.
Les saisies seront effectuées par actes d’Huissier de Justice, puisque le droit français lui confère un monopole pour tout ce qui concerne l’exécution forcée des décisions de justice. L’Huissier assurera la fonction de guide dans les démarches à effectuer pour parvenir au recouvrement des impayés. Il proposera au créancier ou à son mandataire d’effectuer une saisie bancaire, ou sur le mobilier ou encore sur les rémunérations du débiteur, en fonction de la situation financière de ce dernier.
Les frais de saisie sont tous fixés par la loi et viennent s’ajouter à la dette du débiteur. Le débiteur aura donc tout intérêt à s’acquitter très rapidement de sa dette afin que celle-ci n’augmente pas dans des proportions importantes.
