La lettre de relance
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En matière de factures impayées, le processus de relance est essentiel pour réduire le nombre et le montant des créances clients. Une stratégie de relance bien établie vous permettra de réduire et optimiser votre délai d’encaissement tout en gardant un contact commercial bienveillant avec vos clients, même s’ils sont en retard dans le paiement de vos factures.
La forme d’une lettre de relance n’est pas définie par la loi ou la réglementation, vous êtes donc libre d’en choisir le contenu et d’en définir le ton. La rédaction d’une lettre de relance relève d’ailleurs davantage d’une activité commerciale que d’une activité de recouvrement à proprement parler. L’envoi d’une lettre de relance n’est même pas une obligation légale ou réglementaire, il ne s’agit que d’un rappel que vous effectuez au profit de votre client afin de lui éviter les désagréments d’une procédure de recouvrement engagée à son encontre.
Quand envoyer sa première lettre de relance sur facture impayée ?
La lettre de relance intervient dès que le paiement est en retard, voire même avant l’échéance de votre facture et à titre de simple rappel. Lorsqu’elle émane de la société elle-même, elle est préalable à toute forme de recouvrement amiable ou judiciaire ou même au dépôt d’une requête en injonction de payer devant le tribunal compétent. Il est bien évidemment préférable que la première relance soit envoyée directement par la société plutôt que par un professionnel du recouvrement. Cela permet d’écrémer les impayés d’étourderie et réduire ainsi le nombre de dossiers « contentieux » ainsi que les frais liés à la gestion des impayés (par un huissier de justice ou une société de recouvrement).
La forme de la relance
La relance des factures en retard peut d’ailleurs être effectuée par voie téléphonique, par courrier, par courriel ou par tout autre moyen. La lettre de relance se distingue de la mise en demeure par sa forme. La mise en demeure quant à elle est encadrée par la réglementation puisqu’elle a pour effet de déclencher les intérêts de retard. Souvent envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception, elle présente un côté plus officiel que la simple lettre de relance.
La clé de l’efficacité de votre lettre de relance résulte de ces trois facteurs :
- La qualité des prestations ou des biens vendus
- Un traitement rapide de l’impayé (à partir de la date d’échéance de la facture)
- Un traitement personnalisé de la relance
On mesure l’efficacité d’une lettre de relance au nombre de paiements qu’elle va déclencher. Mais pour qu’elle soit réellement excellente, elle doit maintenir votre client dans une démarche positive (mettre le doigt sur le retard de votre client n’est pas valorisant pour lui, même s’il fautif dans son retard, une relance trop pressante, trop tôt pourra nuire à l’appréciation du processus commercial de votre entreprise).
La première relance pourra donc prendre la forme d’un courrier de mesure de satisfaction, et prenant le prétexte du rappel des moyens de paiement pour rappeler le paiement attendu.
Modèle de première lettre de relance
Entête de la société
RCS et Ville
Adresse
Téléphone
Nom et prénom du client
Adresse
Objet : votre commande N°###
Madame, Monsieur,
Nous revenons vers vous à la suite de votre commande référencée en objet.
Nous espérons que nos services vous ont apporté pleine satisfaction et nous vous remercions pour votre confiance.
Pour nous régler le solde de cette prestation soit la somme de #### €uros vous pouvez procéder :
- Par chèque libellé à notre ordre
- Par virement sur notre compte bancaire IBAN – SWIFT
- Par carte bancaire par téléphone au #######
Notre équipe commerciale reste à votre entière disposition, pour toute question sur la prestation ou le règlement de la facture n’hésitez pas à nous contacter au Numéro de téléphone du service commercial.
Nous restons évidemment à votre disposition,
Mention manuscrite (merci pour votre confiance ou à très bientôt)
Signature
Cette première relance peut prendre la forme d’un courrier postal, mais elle peut également faire l’objet d’un envoi par mail. Veillez bien cependant à ce que vos courriels ne soient pas classés en indésirables.
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« Facture impayée » rédigé par nos experts
Le rythme des relances suivantes
Si cette relance bienveillante ne produit pas l’effet escompté dans un délai raisonnable, vous pouvez alors envisager l’envoi d’une seconde relance, plus ferme.
Le délai raisonnable du paiement doit être apprécié en fonction du montant attendu, entre 15 jours et un mois. Il est inutile d’attendre davantage.
La seconde relance
Elle entrera quant à elle dans la fermeté puisque, si le discours commercial n’a pas été efficace, il faut désormais miser sur la responsabilisation du client comme d’un nouveau levier pour provoquer le paiement.
A ce stade on peut d’ailleurs considérer votre client comme un débiteur et l’objet de vos relances sera alors bien d’exiger le paiement de la prestation que vous avez réalisée à son profit. Demander de l’argent n’est pas une chose facile mais n’oubliez pas qu’il s’agit de la contrepartie normale de votre travail. Au même titre que vous avez réalisé une prestation ou livré un bien à votre client, il vous doit le paiement des sommes convenues entre vous au contrat, au devis ou sur le bon de commande.
La légitimité de votre demande de paiement doit se ressentir dans le ton de votre deuxième relance, dans la fermeté employée qui va témoigner de votre détermination à poursuivre le recouvrement de votre facture désormais impayée.
Modèle de deuxième lettre de relance
Entête de la société
RCS et Ville
Adresse
Téléphone
Nom et prénom du client
Adresse
Objet : relance impayé commande N°###
Madame, Monsieur,
Nous revenons vers vous à la suite de votre commande référencée en objet.
Il apparaît que le solde de cette prestation soit #### €uros n’est toujours pas réglée à ce jour.
Je vous rappelle que nos factures sont payables comptant / à 30 jours, et que ce montant est donc exigible depuis le #date d’échéance.
Certain qu’il s’agit d’un oubli de votre part, je vous remercie de procéder à votre règlement au plus vite, afin d’éviter les désagréments liés à l’ouverture d’un recouvrement contentieux.
- Par chèque libellé à notre ordre
- Par virement sur notre compte bancaire IBAN – SWIFT
- Par carte bancaire par téléphone au #######
Je me tiens à votre disposition pour évoquer toute difficulté liée à la prestation ou au paiement de cette facture, vous pouvez me contacter directement au ########
Je compte sur vous !
Signature
Pour que cette lettre produise un réel impact, elle doit être doublée d’un appel téléphonique vers votre débiteur afin d’en confirmer les termes et d’appuyer encore la détermination que vous mettrez à récupérer ce qui vous est dû à vous ou à votre entreprise, tout en engageant encore votre client.
Relancer ses créances impayées : un vrai métier
La suite du processus de recouvrement passera par des étapes plus formelles, que vous pouvez confier à des professionnels (Huissier de Justice ou sociétés de recouvrement). Les deux premières relances ont suffi à écarter les dossiers les plus simples, pour lesquels le retard de paiement de la facture ne résultait que de l’étourderie ou de la simple négligence, au profit des factures pour lesquelles l’impayé est plus sérieux et doit être traité avec méthode.
Cela vous déchargera de ces tâches très administratives et répétitives, pour lesquelles les professionnels du recouvrement sont formés et entraînés.
La procédure de recouvrement effectuée par un professionnel passera par l’envoi de courriers (par voie postale ou par mail), mais aussi par d’importantes démarches de « cadrage ». Le cadrage porte autant sur la situation personnelle financière et familiale de votre débiteur que sur ses coordonnées (numéro de téléphone), ou sur le contexte de l’impayé, ses causes et les objections au paiement formulées par votre client.
Le cadrage permet d’enrichir la connaissance du dossier afin de guider le gestionnaire dans sa négociation du recouvrement avec votre débiteur, jusqu’au règlement intégral ou échelonné de sa dette.
Le recouvrement passera aussi par de la relance téléphonique, appels ou SMS,
En cas d’échec du recouvrement amiable (des relances), votre facture impayée pourra faire l’objet d’une procédure judiciaire, comme celle de l’injonction de payer qui permet de faire condamner votre débiteur par un juge, sans audience, rapidement et de façon très simple.
L’ordonnance d’injonction de payer ainsi obtenue (vous pouvez rédiger vous-même la requête, vous pouvez en télécharger un modèle sur notre site) devra être signifiée par acte d’huissier de justice, cet acte ouvrira à votre débiteur une voie de recours, et donnera à l’ordonnance son caractère définitif.
Pour un recouvrement efficace et sans frais : la formule autonome Recouvrer.fr
Pour un recouvrement automatisé et personnalisé, vous pouvez utiliser notre formule autonome, totalement gratuite et qui va vous accompagner tout au long du traitement de votre impayé.
Le système va générer et rédiger des lettres de relance adaptées et personnalisées à destination de vos débiteurs (selon le modèle que nous avons défini pour chaque étape). Nos modèles sont totalement personnalisés et originaux, et nous les faisons régulièrement évoluer en fonction des résultats et performances que nous avons pu observer auprès de nos clients.
Vous n’avez qu’à les télécharger et à les envoyer par courrier ou par mail. Nous allons également vous coacher dans le rythme de votre recouvrement et le discours à employer avec vos clients pour provoquer le paiement des factures en retard.
Au-delà des modèles de courriers à télécharger, notre outil vous assiste également dans la gestion des engagements de paiement (échéanciers), qui constituent une part importante du travail de suivi du recouvrement, très répétitive et rébarbative. Pourtant, la gestion des paiements échelonnés est essentielle dans votre processus de recouvrement, sans un suivi rigoureux, tous les efforts que vous avez produit pour négocier avec votre débiteur le paiement de sa facture impayée sont anéantis lorsque les engagements ne sont pas tenus.
Totalement gratuite et sans frais cachés, même en cas de succès de recouvrement, il s’agit d’un véritable logiciel de recouvrement qui vous est parfaitement adapté et conçu pour vous aider à relancer vos clients en toute efficacité.
