Ne pas se faire payer une séance est une situation relativement fréquente chez les thérapeutes : psychologue, ostéopathe, hypnothérapeute, naturopathe, réflexologue, acupuncteur, …
Considérées comme des professions non conventionnelles, ces thérapies médicales alternatives ne sont peu ou pas remboursées en France.
Il en est de même pour les médecins libéraux dont tout ou partie de la consultation reste à la charge du patient
Que faire si un patient n’a pas réglé sa séance ou sa consultation et ne revient plus vous voir ?
Comment se prémunir contre les impayés lorsque l’on exerce une profession libérale ?
1. La prévention : indiquez les moyens de paiement à vos patients
Lors de la prise de rendez-vous par téléphone
Lorsqu’un nouveau patient vous appelle pour une prise de rendez-vous, indiquez lui les moyens de paiement grâce auxquels il pourra régler sa séance : espèce, carte bancaire, chèque, virement bancaire …
Adoptez un ton léger et naturel, il est tout à fait normal de préciser ces éléments à votre patient. Vous ne devez pas vous sentir gêné. Au contraire, votre patient et vous le serez d’autant plus si au moment du paiement, votre patient n’est pas en mesure de payer la consultation.
Lors de la prise de rendez-vous en ligne
De plus en plus de rendez-vous sont pris sur internet. Vous pouvez donc indiquer sur la page de prise de rendez-vous, les moyens de paiement acceptés. Ainsi, vous éviterez certaines déconvenues lors du paiement.
D’une manière générale, indiquez les moyens de paiement acceptés :
- Sur votre site internet
- Par téléphone
- Par mail, dans le message de confirmation de rendez-vous
- Sur votre facture
- Affichés dans le cabinet
En indiquant les moyens de paiement en amont de la prestation, vous réduisez considérablement le risque d’impayés.
2. Demandez le paiement à l’issue de la consultation
Il n’est pas rare de demander à son patient de payer plusieurs séances en une seule fois. Mais cela n’est pas sans risques. En effet, pour de multiples raisons, votre patient est susceptible de ne pas revenir vous consulter, et ce, en laissant une facture impayée derrière lui.
Ainsi, pour limiter les risques d’impayés, demandez à vos patients de vous payer à chaque séance / consultation.
3. Vérifiez les mentions légales sur vos factures
Les mentions obligatoires
Il est important de veiller à ce que les mentions obligatoires soient présentes sur votre facture. En effet, en cas de litige, cela pourrait vous porter préjudice.
Consultez les mentions obligatoires à apposer sur votre facture : je vérifie la présence des mentions obligatoires sur mes documents contractuels.
En cas de manquement, une double amende peut se voir appliquée :
- une amende fiscale de 15 euros par mention manquante
- une amende pénale de 75000 euros en cas de fraude
Notre modèle de facture pour professions libérales
Téléchargez gratuitement notre modèle de facture (excel) :
Comment puis-je récupérer un impayé ?
Relancez votre patient par téléphone
La majeure partie du temps, vous ne disposez que de peu d’informations concernant votre patient : son nom, son prénom et son numéro de téléphone.
C’est donc par ce biais que vous devez récupérer votre impayé : par des relances téléphoniques ou même par l’envoi de SMS de relances.
Appelez votre patient en lui demandant de régler sa dette. N’hésitez pas à durcir le ton au fur et à mesure des relances si votre débiteur n’a toujours pas payé sa créance.
Relancez votre patient par courrier
Dans le meilleur des cas, vous avez les coordonnées électroniques ou postales de votre patient. Ainsi, il vous est possible de relancer votre patient par email ou par courrier afin de demander le paiement des honoraires.
Attention, un renseignement donné au patient par téléphone, par lettre ou par courriel ou une précision sur le traitement suivi n’est pas assimilable à une consultation et ne peut donner lieu à des honoraires.
Modèle de lettre de relance : 1ère relance
Si votre patient n’a pas réglé les honoraires pour les soins que vous lui avez prodigués, il convient de lui envoyer un simple courrier ou un email lui rappelant le montant des honoraires dus.
Exemple de lettre de relance, 1ère relance :
Modèle lettre de relance : 2ème relance
Si après quelque temps et malgré votre relance par courrier (et/ou email) et vos relances téléphoniques, votre patient n’a toujours pas réglé sa dette, vous devez durcir le ton.
Exemple de lettre de relance, 2ème relance :
L’envoi de la lettre de mise en demeure
Votre patient persiste et ne règle toujours pas les honoraires. Il est alors temps de lui envoyer un dernier courrier : la lettre de mise en demeure de payer. Envoyée en courrier recommandé avec accusé de réception, elle devra mentionner qu’il s’agit d’une mise en demeure de payer avec la précision du délai de paiement.
Exemple de lettre de mise en demeure :
Maximilien, ostéopathe indépendant, a récupéré ses impayés, il raconte comment :
En cas de difficultés pour visionner la vidéo, cliquez-ici.
Et si malgré les relances, ça ne suffit toujours pas ?
Faites appel à un professionnel du recouvrement
Vous avez relancé votre débiteur à plusieurs reprises mais cela n’a pas déclenché de réaction de sa part ? Vous pouvez faire appel à un Huissier de Justice ou à une société de recouvrement qui saura prendre en charge votre dossier.
Une relance faite par un professionnel du recouvrement aura sans doute plus d’impact sur votre débiteur !
Le recouvrement judiciaire
Après le recouvrement amiable des créances qui peut être effectué par le praticien lui-même ou par des professionnels du recouvrement, il est possible de poursuivre le débiteur en engageant des poursuites judiciaires.
Recouvrer.fr vous accompagne pour le recouvrement amiable de vos créances mais également dans le cadre du recouvrement judiciaire. Nous vous conseillerons tout au long de votre recouvrement selon les caractéristiques de votre impayé.
