Le recouvrement de créances

Le recouvrement des créances est une activité très précise, qui peut :

• s’exercer en interne dans l’entreprise,
• être externalisée et confiée à un professionnel du secteur : cabinet de recouvrement ou étude d’Huissiers de justice.

Le recouvrement vient du verbe recouvrer (et non recouvrir) et est un synonyme de « récupération ». Le recouvrement oppose un débiteur qui doit une somme d’argent (la dette) à son créancier.

Le recouvrement de créances se place après le processus commercial, et sa mission est de permettre à l’entreprise d’encaisser l’ensemble des sommes facturées, non payées à leur échéance.

Quelles sont les étapes du recouvrement de créances ?

Le recouvrement des créances se compose de trois phases distinctes.

1. Le recouvrement amiable

Le recouvrement amiable s’entend de toutes les démarches engagées pour provoquer le paiement après l’échéance de la facture et jusqu’à ce que celle-ci soit consacrée par un titre exécutoire.

Avant d’engager le recouvrement amiable, le dossier subira une phase d’enrichissement : coordonnées, prise de contact, première étude de la solvabilité du client ou du débiteur.

Il entrera ensuite dans un cycle de recouvrement amiable, dont le rythme et le contenu seront définis en amont :

• Phases de relances téléphoniques
• Envois de messages : SMS et Mails
• Lettres de relance

Le chargé de recouvrement suit un scénario d’abord axé sur le paiement intégral du dossier puis sur la prise d’un échéancier acceptable au regard du montant du dossier et de la situation du débiteur.

Dans le cadre du recouvrement amiable, le discours de recouvrement sera très modéré. Le contenu des relances amiables doit absolument être exclu de toute notion de menace et ne doit en aucun cas laisser entendre que le simple défaut de paiement pourra entraîner une mesure de contrainte, sans passer par l’étape de la prise de titre judiciaire.

L’apogée de la phase amiable sera atteinte avec la lettre de mise en demeure, envoyée par lettre recommandée et qui servira de base au dépôt d’une demande en condamnation judiciaire auprès du tribunal compétent.

Si elle n’est soumise à aucun délai, la mise en demeure est une étape essentielle du recouvrement puisqu’elle permet de prouver que la dette a été portée à la connaissance du débiteur. La mise en demeure ne suspend pas la prescription de la dette. Le délai de prescription variable entre 1 et 5 ans ne sera suspendu que par l’ouverture d’une instance judiciaire (mise au rôle d’une assignation par l’avocat) ou la signification d’une ordonnance d’injonction de payer par acte d’Huissier de Justice.

2. La prise de titre

La phase de prise de titre est celle au cours de laquelle la dette (la facture ou le crédit impayé) va faire l’objet d’une décision rendue par un juge.

Dans la mesure du possible et si la créance est de nature contractuelle, cette prise de titre sera effectuée sous la forme d’une procédure d’injonction de payer. La procédure d’injonction de payer est une procédure civile de droit français, simplifiée, et permettant d’obtenir, sans la contrainte du recours à un avocat, une ordonnance rendue par le juge (président du tribunal de commerce, du tribunal judiciaire ou juge des contentieux de la protection). Cette procédure permet à un créancier d’obtenir une décision exécutoire dans un délai relativement court (environ 3 mois) qui présentera la même valeur qu’un jugement et qui pourra donner lieu à l’engagement de procédures de saisie à l’encontre du débiteur, dans le cadre de la phase judiciaire du recouvrement de sa créance.

Cette procédure simplifiée peut même être engagée pour le compte du créancier par son mandataire, Huissier ou société de recouvrement.

Pour les dossiers non éligibles à la procédure d’injonction de payer (lorsque le contrat n’est pas signé ou pas suffisamment établi), il sera nécessaire de passer par la voie de l’assignation en justice (avec l’assistance d’un avocat) afin d’obtenir un jugement qui sera rendu à la suite d’une audience où l’ensemble des parties pourront être entendues et faire valoir leurs droits.

3. Le recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire va se dérouler dans le cadre ou en parallèle des voies d’exécution telles qu’elles sont définies par le code de procédure civile.

S’agissant du recouvrement de créances désormais consacrées par un titre exécutoire (un jugement ou une ordonnance par exemple), le contenu d’un courrier de relance pourra comporter la menace de procédures de saisie ou de voie d’exécution à l’encontre des clients en situation d’impayé, et jusqu’au solde des factures concernées.

Les voies d’exécution sont multiples, elles peuvent toucher tant les personnes physiques (les particuliers et les indépendants) que les personnes morales (entreprises ou associations). Elles peuvent porter sur les comptes bancaires, les meubles, les véhicules, les rémunérations du travail ou encore les biens immobiliers. Des procédures spécifiques sont également prévues pour les droits incorporels (licences, actions), les récoltes et cheptel, les navires et aéronefs ainsi que les coffres forts.

Pour pouvoir être mises en œuvre les procédures de saisie devront se fonder sur un titre exécutoire tel que défini par le code des procédures civiles d’exécution, signifié au débiteur et définissant une créance certaine, liquide et exigible (c’est-à-dire échue et définie en euros).

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Le recouvrement fait partie du processus commercial entre l’entreprise et son client

Le recouvrement doit bel et bien être considéré comme l’une des étapes du processus commercial d’une entreprise.

D’ailleurs, le recouvrement emprunte au commerce de nombreux codes et leviers et le discours de recouvrement est très proche du discours commercial. Si dans l’activité commerciale l’objectif est d’amener le client à souscrire à une offre de biens ou de services, l’objectif du recouvrement est tout simplement de le conduire jusqu’au paiement de la prestation précédemment souscrite auprès de l’entreprise ou du créancier concerné.

Le recouvrement est également le prolongement du commerce dans la mesure où certains impayés nécessitent encore un accompagnement commercial. Que ce soit au titre d’un SAV ou d’un accompagnement plus personnalisé, certains paiements se débloquent simplement par la considération et l’écoute apportés par le chargé de recouvrement au client en situation d’impayé.

L’observation du succès du recouvrement fait partie intégrante du processus commercial. En effet, le défaut de paiement doit être pris en compte pour pondérer les résultats du service commercial, et la récurrence des impayés doit être traitée en amont par le commerce, comme un point d’amélioration et d’optimisation du résultat financier de l’entreprise. L’efficacité du recouvrement peut être évaluée par de nombreux indicateurs tant quantitatifs que qualitatifs, le plus courant d’entre eux étant le taux de recouvrement qui correspond, pour une période donnée, au rapport entre les sommes recouvrées et les sommes dues.

La rigueur du recouvrement

Le recouvrement est une activité rigoureuse à de multiples égards.

Tout d’abord, l’activité de recouvrement est une mission de suivi. Suivi des dossiers, suivi des agendas mais aussi suivi des délais de procédure et de prescription.

La durée de vie des créances est limitée dans le temps, de même que l’efficacité des procédures de saisie menées dans le cadre d’un recouvrement judiciaire sont extrêmement rigoureux et nécessitent d’être maîtrisés par tous les acteurs de la chaîne.

La rigueur est également nécessaire dans le suivi des paiements, notamment lorsqu’ils s’inscrivent dans le cadre d’un échéancier ou d’un engagement de règlement. La rigueur dans le suivi des encaissements permet une projection fiable des encaissements à venir.

Qui peut recouvrer une créance ?

Le recouvrement exercé pour le compte d’autrui

Le recouvrement est une activité réglementée en France, dont l’exercice pour autrui (le recouvrement des factures d’un client) est limité aux sociétés de recouvrement et aux Huissiers de Justice.

Ni le code de procédure civile ni le code des procédures civiles d’exécution ne définissent expressément de règles qui viendraient encadrer le recouvrement d’une créance, que ce soit par le créancier lui-même, par une société de recouvrement ou encore par un Huissier de Justice. Ni la forme d’un courrier de relance, ni même son contenu ne sont explicitement définis par les textes.

La seule réglementation porte uniquement sur les conditions d’exercice de l’activité du recouvrement, par des sociétés commerciales ou un cabinet d’Huissiers.

Les sociétés de recouvrement sont soumises à une déclaration préalable auprès du Procureur de la République. Quant aux Huissiers, cette possibilité d’exercer le recouvrement de créances vient en réalité du statut général de l’Huissier de Justice. Cette activité est d’ailleurs en cohérence avec le reste de ses activités. Il s’agit des deux seules professions autorisées à recouvrer des impayés pour le compte de créanciers privés.

Certains cabinets d’Huissiers de Justice ont un vrai savoir-faire en matière de recouvrement, parfois même bien plus élaboré que certaines sociétés de recouvrement. La plus-value de la lettre d’Huissier réside évidemment dans la Marianne qui symbolise la fonction et le statut de cet auxiliaire de justice.

Le recouvrement interne des créances

Le recouvrement en interne de ses propres créances n’est en revanche pas réglementé et peut être librement accompli dans le respect des règles relatives au contenu des relances (pas de menace sans titre).

Lorsqu’il est exercé en interne, tout dépendra de la taille de l’entreprise et de son volume d’impayés. Pour les structures les plus modestes, le recouvrement sera souvent assuré par le service comptable (la comptabilité relance les clients en retard au gré des pointages et du traitement comptable de l’activité).
Pour les structures les plus importantes, de véritables services de recouvrement structurés et encadrés pourront être déployés afin de traiter le flux des impayés de l’entreprise ou du groupe.

Les postes de travail dans le milieu du recouvrement sont multiples mais on rencontre généralement :

• Des gestionnaires de recouvrement (en charge de la gestion des dossiers, amiable ou judiciaire)
• Des encaisseurs (soit au téléphone soit sur le terrain notamment pour les visites domiciliaires)
• Des comptables (en charge de la saisie des encaissements et du suivi bancaire)
• Des managers ou responsables qui vont encadrer l’ensemble du service et en assurer le pilotage statistique

Le recouvrement des créances gagne en efficacité lorsqu’il est précoce dans le cycle de l’impayé. Il peut également prendre la forme d’un service de gestion de règlement client (facilitation des paiements par la mise en place d’outils en ligne, de rappel des échéances etc) et de suivi comptable des encaissements de la part des clients.

Quels sont les autres types de recouvrement ?

Le recouvrement des créances bancaires

Le recouvrement des créances bancaires est une activité à part entière des banques. Qu’il s’agisse de lignes de crédit impayées ou de soldes bancaires débiteurs, les banques consacrent une part non négligeable de leur activité au recouvrement.

Des pôles de recouvrement ont ainsi été constitués autant dans les caisses locales que centralisés aux sièges centraux afin de gérer le recouvrement des crédits impayés, en fonction de leur montant mais aussi de leur nature.

Des pôles spécifiques se sont ainsi constitués dans les banques, afin de traiter des enquêtes, des surendettements, des affaires immobilières mais aussi des crédits et soldes impayés.

La spécificité des créances bancaires réside également dans la mobilité des dettes. Les banques ont ainsi pour pratique courante de céder des portefeuilles entiers d’impayés à des sociétés commerciales et fonds d’investissement. Ce type de cession est effectuée pour une fraction de la somme des valeurs des impayés, le prix de cession varie en fonction du montant moyen, de l’ancienneté et de la localisation des dossiers, et permet à la société cessionnaire de spéculer sur sa capacité à recouvrer une somme supérieure à celle qu’elle aura misée sur le lot en question.

Le recouvrement des créances publiques

Le droit français définit les règles globales du recouvrement, autant sur le cadre amiable que sur les règles très précises de procédure qui devront être appliquées par les Huissiers de Justice.

Pour ce qui concerne les dettes publiques, les règles sont les mêmes, mais l’Etat s’est réservé la possibilité d’effectuer en interne son propre recouvrement, y compris judiciaire.
Cela signifie que les organismes publics disposent de certaines prérogatives normalement réservées aux Huissiers telles que celles d’effectuer des saisies bancaires ou mobilières ou même sur les rémunérations du travail.

Cela n’empêche pas ces divers organismes, quelle que soit leur taille ou quelle que soit leur fonction (autant les DDFIP que les Urssaf et autres caisses ou encore les collectivités locales et sociétés d’HLM publiques) de sous-traiter en tout ou partie leur recouvrement aux Huissiers de Justice et parfois même aux sociétés de recouvrement.

Cette sous-traitance peut porter aussi bien sur du recouvrement amiable (phase comminatoire amiable notamment pour le trésor public) que sur du recouvrement judiciaire. Mais la mission interministérielle France Recouvrement est actuellement en train de regrouper sur des pôles régionaux l’ensemble des activités de recouvrement pour le compte de l’Etat afin de professionnaliser cette fonction et réduire le recours à la sous-traitance.

Les moyens dont dispose l’Etat notamment en matière de recherche des informations est sans commune mesure avec les quelques informations que les Huissiers peuvent éventuellement obtenir par la voie légale pour le compte d’un créancier lambda.